Quy trình lập kế hoạch chất lượng – Kỳ 9

Tác giả: John F. Early và O. John Coletti

Người dịch: Hoàng Xuân Thịnh

(Tiếp theo và hết Quy trình Lập kế hoạch Chất lượng)

BƯỚC 6: PHÁT TRIỂN CÁC KIỂM SOÁT QUY TRÌNH VÀ CHUYỂN GIAO ĐỂ SẢN XUẤT (DEVELOP PROCESS CONTROLS/ TRANSFER TO OPERATIONS)

Nội dung bước 6:

Định danh các kiểm soát cần thiết

(Identify controls needed)

Thiết kế vòng phản hồi

(Design feedback loop)

Tối ưu hóa tự kiểm soát và tự thanh tra

(Optimize sefl-control and self-inspection)

Kiểm toán kế hoạch để chuyển giao

(Audit plan for the tranfer)

Thực thi kế hoạch và xác nhận chuyển giao

(Implement plan and validate transfer)

Trong bước này người lập kế hoạch phát triển các kiểm soát (controls) đối với quy trình, chuẩn bị chuyển giao kế hoạch sản phẩm tổng thể (entire product plan) cho nhóm vận hành (hay là nhóm sản xuất) và xác nhận sự chuyển giao đó. Có 7 hoạt động chính trong bước này:

Định danh các kiểm soát cần thiết (Identify controls needed)

Thiết kế vòng phản hồi (Design feedback loop)

Tối ưu hóa tự kiểm soát và tự thanh tra (Optimize sefl-control and self-inspection)

Kiểm toán kế hoạch để chuyển giao (Audit plan for the tranfer)

Thực thi kế hoạch và xác nhận chuyển giao (Implement plan and validate transfer)

Sau khi việc lập kế hoạch đã hoàn thành, các kế hoạch được chuyển cho những người vận hành, trách nhiệm của họ là sản xuất ra sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng các mục tiêu chất lượng (quality goals) đã định. Họ thực hiện việc này thông qua một hệ thống kiểm soát chất lượng đã được lập kế hoạch. Việc kiểm soát luôn hướng tới sự đáp ứng các mục tiêu chất lượng và ngăn ngừa các thay đổi bất lợi cho chất lượng của sản phẩm. Nói cách khác, nếu xảy ra bất kỳ sự thay đổi nào trong quá trình sản xuất (thay đổi hoặc mất người, sự cố điện hoặc thiết bị, thay đổi nhà cung cấp…) thì nhân viên vận hành cũng có thể điều chỉnh quy trình để các thay đổi đó không ảnh hưởng gì đến chất lượng sản phẩm.

ĐỊNH DANH CÁC KIỂM SOÁT CẦN THIẾT (IDENTIFY CONTROLS NEEDED)

Kiểm soát quy trình bao gồm 3 hoạt động chính sau:

  • Đánh giá hiệu năng hiện tại của quy trình (Evaluate the actual performance of the process).
  • So sánh hiệu năng hiện tại với các mục tiêu (Compare the actual performance with the goals).
  • Thực hiện các hành động để làm mất đi sự khác biệt (Take the actions on the differences).

Các thảo luận chi tiết về các hoạt động này sẽ được trình bày trong bối cảnh về vòng lặp phản hồi (feedback loop) của Bài 4 – Quy trình kiểm soát chất lượng.

Kiểm soát bắt đầu từ việc lựa chọn các mục tiêu chất lượng (quality goals). Mỗi mục tiêu chất lượng trở thành chỉ tiêu (target) đo lường nỗ lực kiểm soát chất lượng của nhóm. Mọi nỗ lực kiểm soát đều được tập trung quanh những yếu tố cụ thể cần được kiểm soát. Chúng ta gọi những yếu tố đó là “đối tượng kiểm soát” (control subjects). Mỗi đối tượng kiểm soát là điểm tập trung (focal point) của một vòng lặp phản hồi. Các đối tượng kiểm soát là một hỗn hợp của:

Đặc tính của sản phẩm (Product features): Một số kiểm soát được thực hiện bằng cách đánh giá các đặc tính của chính sản phẩm (ví dụ, hoá đơn, lỗ trung tâm của bánh răng, báo cáo nghiên cứu…). Các kiểm soát đối với sản phẩm liên quan tới quyết định: Liệu sản phẩm này có tuân theo các đặc tả hoặc các mục tiêu (specifications and goals)? Thanh tra là hoạt động chính để trả lời câu hỏi này. Việc thanh tra thường được thực hiện tại các điểm (points) mà tại đó kết quả thanh tra có thể giúp xác định nơi sự cố xuất hiện trong quy trình sản xuất.

Đặc tính quy trình (Process features): Nhiều kiểm soát bao gồm cả việc đánh giá các đặc tính quy trình ảnh hưởng trực tiếp tới đặc tính sản phẩm, ví dụ, trạng thái của hộp mực trong máy in, nhiệt độ của lò nấu thép, hoặc sự hợp lệ của các công thức được sử dụng trong báo cáo nghiên cứu. Một số đặc tính trở thành đối tượng kiểm soát nhằm tránh hoặc giảm bớt khả năng xảy ra sự cố. Các đối tượng kiểm soát thường được chọn từ các yếu tố tới hạn (critical factors) đã định trước hoặc từ kết quả của việc phân tích hiệu ứng và kiểu sự cố (FMEA), hoặc phân tích cây sai lỗi (FTA), hoặc phân tích tới hạn. Kiểm soát quy trình liên quan tới quyết định: Nên dừng hay tiếp tục vận hành quy trình?

Các đặc tính hiệu ứng phụ (Side – effect features): Các đặc tính này không ảnh hưởng tới sản phẩm, nhưng chúng có thể tạo ra những hiệu ứng không cần thiết như làm phiền nhân viên, gây nguy hại cho môi trường…

THIẾT KẾ VÒNG PHẢN HỒI (DESIGN FEEDBACK LOOP)

Sau khi các đối tượng kiểm soát đã được chọn thì cần thiết kế phần còn lại của vòng phản hồi như:

  • Thiết lập các tiêu chuẩn cho việc kiểm soát – ví dụ, các tiêu chuẩn theo đó quy trình vượt khỏi tầm kiểm soát và các công cụ, như biểu đồ kiểm soát – sẽ được dùng để xác định điều đó.
  • Quyết định hành động cần thiết khi các tiêu chuẩn không được đáp ứng, ví dụ, xử lý sự cố.
  • Chỉ định người thực hiện các hành động đã định.

Một sơ đồ luồng quy trình chi tiết (detailed process flow diagram) được dùng để định danh thành văn các điểm tại đó các phép đo lường kiểm soát (control measurements) và hành động sẽ được thực thi.

TỐI ƯU HÓA TỰ KIỂM SOÁT VÀ TỰ THANH TRA (OPTIMIZE SEFL-CONTROL AND SELF-INSPECTION)

Như sẽ được thảo luận chi tiết trong Bài 22 – Sản xuất (Operations) tự kiểm soát diễn ra khi nhân viên biết họ được hỗ trợ để làm gì. Mục tiêu và chỉ tiêu (goals and targets) đã được xác định rõ ràng.

  • Nhân viên biết những gì họ sẽ làm. Đầu ra của công việc của họ được đo lường và họ nhận ngay được phản hồi về hiệu năng (performance) thực hiện công việc của họ.
  • Nhân viên có khả năng và phương tiện để điều chỉnh kết quả của quy trình. Họ cần được đào tạo và cung cấp công cụ để làm việc này.

Ngoài việc cung cấp các điều kiện tối ưu để vận hành và kiểm soát quy trình, thì thiết lập sự tự kiểm soát có ảnh hưởng tích cực và quan trọng đối với môi trường làm việc và các cá nhân trong môi trường đó. Bất cứ khi nào có thể, thiết kế của hệ thống kiểm soát chất lượng cần phải chịu áp lực của sự tự kiểm soát được thực hiện bởi chính những người vận hành. Ví dụ một thiết kế cung cấp vòng phản hồi ngắn nhất nhưng cũng yêu cầu người thiết kế đảm bảo rằng công suất của quy trình (process capability) đủ để đáp ứng các mục tiêu chất lượng sản phẩm.

Sau khi sự tự kiểm soát được thiết lập, tự thanh tra cũng cần được phát triển. Tự thanh tra tạo điều kiện để nhân viên kiểm tra xem sản phẩm có tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng trước khi sản phẩm được chuyển sang vị trí tiếp theo trong chu trình sản xuất. Những nhân viên trực tiếp sản xuất làm như vậy để họ cảm thấy trách nhiệm cao hơn của mình đối với chất lượng sản phẩm. Cần có phản hồi ngay về hiệu năng công việc của họ để từ đó họ điều chỉnh quy trình một cách thích hợp. Việc thanh tra theo truyền thống có những giới hạn về mặt tâm lý khi sử dụng một “người ngoài” để báo cáo về các khiếm khuyết của chính những nhân viên trực tiếp sản xuất. Chi phí của bộ phận thanh tra độc lập có thể được giảm bớt.

Tuy nhiên, một số tiêu chuẩn tiên quyết cần phải được lập ra.

Chất lượng là số 1 (Quality is number one): Chất lượng cần được coi là ưu tiên cao nhất. Nếu thông điệp này không được nhân viên cảm nhận rõ ràng thì nhân viên sẽ chịu áp lực của lịch biểu và chi phí mà phân loại các sản phẩm lẽ ra bị từ chối thành các sản phẩm được chấp nhận.

Tin tưởng lẫn nhau (Mutual confidence): Nhà quản lý cần phải tin nhân viên để uỷ quyền thực hiện một phần công việc liên quan đến chất lượng và nhân viên cũng phải tin tưởng các nhà quản lý để họ thực hiện trách nhiệm của mình.

Đào tạo (Training): Nhân viên cần được đào tạo để ra quyết định khi sản xuất và cần phải được kiểm tra để khảng định rằng họ đã ra quyết định tốt.

Các đặc tả cần phải sáng sủa, rõ ràng (Specifications must be unequivocally clear).

Kiểm toán chất lượng (quality audit) và kiểm toán hệ thống kiểm soát (audit of control systems) được xử lý chi tiết trong Bài 22, mục Kiểm toán Chất lượng vận hành. Trong khi kiểm toán một hệ thống kiểm soát là một chức năng độc lập với chức năng lập kế hoạch chất lượng thì nhóm lập kế hoạch chất lượng có trách nhiệm đảm bảo đầy đủ tài liệu để kiểm toán hiệu quả.

KIỂM TOÁN KẾ HOẠCH ĐỂ CHUYỂN GIAO (AUDIT PLAN FOR THE TRANFER)

Là một phần của kế hoạch chuyển giao chính thức, một kế hoạch kiểm toán riêng rẽ cũng phải được phát triển như là một phương tiện để xác nhận sự chuyển giao kế hoạch. Cách kiểm toán này khác với các kiểm toán kiểm soát đã mô tả trước đây. Mục đích của kiểm toán này là đánh giá sự chuyển giao thành công là như thế nào. Để sự kiểm toán thực sự có ý nghĩa, các mục tiêu cụ thể cần được thiết lập trong giai đoạn lập kế hoạch chuyển giao. Về cơ bản, các mục tiêu đó liên quan đến các mục tiêu chất lượng đã được lập khi phát triển sản phẩm, đặc tính của sản phẩm, đặc tính của quy trình. Nhóm có thể quyết định bổ sung các mục tiêu khác liên quan tới việc chuyển giao hoặc sửa lại cho phù hợp các mục tiêu chất lượng trước đây.

Kế hoạch kiểm toán đáp ứng việc chuyển giao phải bao gồm:

  • Các mục tiêu phải đạt được.
  • Đo lường việc đáp ứng các mục tiêu như thế nào.
  • Ai sẽ thực hiện kiểm toán.
  • Báo cáo nào cần được thực hiện.
  • Ai phải có trách nhiệm thực hiện hành động khắc phục các sự cố để đáp ứng các mục tiêu cụ thể.

THỰC THI KẾ HOẠCH VÀ XÁC NHẬN CHUYỂN GIAO (IMPLEMENT PLAN AND VALIDATE TRANSFER)

Hoạt động cuối cùng của quy trình lập kế hoạch chất lượng là thực thi kế hoạch và xác nhận, điều chỉnh để sự chuyển giao diễn ra thành công.

THAM KHẢO

Design for World Class (1995), Juran Institute, Wilton, CT

Juran. Joseph M. (1992). Quality by Desgn, Free Press, NY

(Hết)

02/08/2009

4 phản hồi

Filed under Quản lý chất lượng

4 responses to “Quy trình lập kế hoạch chất lượng – Kỳ 9

  1. Lucky

    Chào các Bạn, vậy là bộ sưu tập “lập kế họach chất lượng” của mình đã đủ rồi, đang phải ngâm cứu xem hiện tại kế họach của mình có đi đúng hướng không đây, có gì không rõ mong các Bạn chỉ giáo thêm nha.

    Gửi lời thăm bạn Linh, chúc các Bạn đương đầu tốt với mùa H1N1 này;-).

  2. sata2009blog

    Xin chào, tôi mong là sẽ nhận được những trao đổi và kinh nghiệm của bạn về vấn đề này. Hà Nội vẫn ít cúm hơn SG, chúc bạn sức khoẻ.

  3. Anh Dao

    Cam on anh Thinh nhieu! Rat huu ich cho nhung nguoi lam quan ly chat luong tre tuoi nhu em! Chuc anh hanh phuc va thanh cong!

  4. sata2009blog

    Xin chao Anh Dao, ten cua ban trong tieng Nhat la Sakura, noi dat den dinh cao cua chat luong tren toan cau day. Chuc ban khoe!

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s