Quy trình kiểm soát chất lượng – Kỳ 6 và hết

Tác giả: J. M. Juran và A. Blanton Godfrey

Người dịch: Hoàng Xuân Thịnh

Lời người dịch. Đây là kỳ cuối của bài Quy trình kiểm soát chất lượng. Tác giả nói qua về phương pháp thống kê như là công cụ định lượng cho kiểm soát chất lượng, nội dung chi tiết tác giả sẽ trình bày trong Bài 44 – Phương pháp thống kê cơ bản Bài 45 – Kiểm soát quy trình thống kê. Tác giả cũng trình bày về cấu trúc chung của một tài liệu được gọi là Sổ tay Chất lượng, chi tiết hơn sẽ được trình bày trong Bài 11– Họ ISO 9000 của Tổ chức Tiêu chuẩn quốc tế. Mối quan hệ giữa kiểm soát chất lượng và nguồn nhân lực thông qua hệ thống lương thưởng sẽ được trình bày chi tiết trong các Bài 15 – Nguồn nhân lực & Chất lượng, Bài 40 – Chất lượng tại Hợp Chúng Quốc Hoa Kỳ. Tác giả nhấn mạnh đến việc kiểm toán hoạt động của hệ thống kiểm soát chất lượng sao cho hệ thống luôn hướng đến mục tiêu đã định mà không bị suy giảm dần. Cuối cùng là một số tóm tắt ngắn gọn về những xu hướng mới trong kiểm soát chất lượng và tóm tắt toàn bài. Sắp tới satablog2 sẽ đưa tiếp bài về quy trình cải tiến chất lượng – cạnh thứ ba của tam giác chất lượng.

Nội dung
VAI TRÒ CỦA CÁC PHƯƠNG PHÁP THỐNG KÊ

  • Kiểm soát quy trình thống kê.

SỔ TAY KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG

  • Cấu trúc của Sổ tay Chất lượng.

KIỂM SOÁT THÔNG QUA HỆ THỐNG THƯỞNG

TẠO ĐIỀU KIỆN CHO KIỂM SOÁT

KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG: CÓ GÌ MỚI?

TÓM TẮT

CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN QUẢN LÝ

VAI TRÒ CỦA CÁC PHƯƠNG PHÁP THỐNG KÊ (THE ROLE OF STATISTICAL METHODS)

Một hoạt động căn bản của vòng lặp phản hồi là thu thập và phân tích dữ liệu, đó là hoạt động thống kê. Các phương pháp và công cụ sử dụng thường được gọi là “phương pháp thống kê”. Các phương pháp này đã được sử dụng từ lâu để hỗ trợ thu thập và phân tích dữ liệu trong nhiều lĩnh vực: sinh học, chính trị, kinh tế, tài chính, quản lý… Về phương pháp này đọc Bài 44 – Phương pháp thống kê cơ bản Bài 45 – Kiểm soát quy trình thống kê.

Kiểm soát quy trình thống kê (Statistical Process Control). Thuật ngữ này mang nhiều nghĩa, nhưng trong hầu hết các công ty nó chỉ cách thu thập dữ liệu cơ bản; phân tích thông qua các công cụ như phân bố tần xuất; nguyên lý Pareto; sơ đồ Ishikawa; biểu đồ kiểm soát Shewhart; ứng dụng khái niệm công suất quy trình.

Các công cụ cao cấp hơn như thiết kế các thí nghiệm và phân tích dao động (variance analysis) được trình bày trong Bài 47 cũng là một phần của phương pháp thống kê nhưng không được coi là thành phần của quy trình kiểm soát thống kê.

SỔ TAY KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG (THE QUALITY CONTROL MANUAL)

Lập kế hoạch chất lượng được thực hiện theo các “thủ tục”. Các thủ tục này đã được soạn từ trước, được chấp thuận chính thức. Sau khi được xuất bản thì chúng trở thành những hướng dẫn xử lý công việc chính thức của doanh nghiệp. Tương tự, tất cả các công việc liên quan đến chất lượng được tập trung lại trong một cuốn sách gọi là “Sổ tay Chất lượng” (hoặc một cái tên tương tự). Một trong số các phần quan trọng của sổ tay là hướng dẫn xử lý việc kiểm soát chất lượng.

Sổ tay chất lượng thường có một số tính chất:

  • Về mặt pháp lý (legitimacy). Sổ tay được chấp thuận ở mức cao nhất của tổ chức.
  • Sẵn sàng về mặt tài liệu. Các thủ tục liên quan được tập hợp thành nguồn tham chiếu rõ ràng từ một chỗ thay vì nằm rải rác mỗi tài liệu một chút.
  • Bền vững. Các thủ tục độc lập với nhân viên và các thay đổi không liên quan của tổ chức.

Nghiên cứu sổ tay của nhiều công ty thì thấy rằng hầu hết đều chứa cùng một nội dung lõi. Liên quan đến kiểm soát chất lượng, nội dung lõi bao gồm các thủ tục:

  • Áp dụng vòng lặp phản hồi để kiểm soát quy trình và kiểm soát sản phẩm.
  • Đảm bảo các quy trình sản xuất có khả năng đáp ứng các mục tiêu chất lượng.
  • Bảo trì các thiết bị và độ chính xác của các công cụ đo lường.
  • Quan hệ với nhà cung cấp về các vấn đề chất lượng.
  • Thu thập và phân tích dữ liệu liên quan đến hệ thống thông tin chất lượng.
  • Kiểm toán để đảm bảo sự gắn kết lẫn nhau của các thủ tục.

Nhu cầu sử dụng lặp đi lặp lại các hệ thống kiểm soát chất lượng đã dẫn đến sự phát triển của tiêu chuẩn theo ngành công nghiệp, tiêu chuẩn tầm quốc gia, quốc tế. Để biết thêm, xem Bài 11 – Họ ISO 9000 của Tổ chức Tiêu chuẩn quốc tế.

Cấu trúc của Sổ tay Chất lượng (Format of Quality Manuals). Các mục khác nhau của Sổ tay Chất lượng thường bao gồm:

  1. Một phát biểu chính thức của người đứng đầu tổ chức về vấn đề chất lượng có kèm theo chữ ký.
  2. Mục đích của sổ tay và cách sử dụng nó.
  3. Các chính sách chất lượng của công ty (hoặc bộ phận…).
  4. Biểu đồ tổ chức và các bảng có liên quan thể hiện trách nhiệm về chất lượng,
  5. Người soát xét chịu trách nhiệm đảm bảo tính hợp lệ của nội dung sổ tay.

Các nhà quản lý tham gia vào việc soạn thảo và ứng dụng sổ tay theo những cách sau:

  • Định nghĩa các tiêu chuẩn mà sổ tay cần phải đáp ứng.
  • Chấp thuận bản thảo cuối của sổ tay để xuất bản thành bản thảo chính thức.
  • Định kỳ kiểm toán về tính cập nhật của sổ tay và sự phù hợp của nó.

KIỂM SOÁT THÔNG QUA HỆ THỐNG THƯỞNG (CONTROL THROUGH THE REWARD SYSTEM)

Một ảnh hưởng quan trọng đối với Kiểm soát Chất lượng là sự liên quan của nó với hệ thống lương thưởng của tổ chức. Vấn đề này sẽ được thảo luận trong Bài 15 – Nguồn nhân lực & Chất lượng, Bài 40 – Chất lượng tại Hợp Chúng Quốc Hoa Kỳ, mục Động lực, Sự công nhận và Phần thưởng.

TẠO ĐIỀU KIỆN CHO KIỂM TOÁN (PROVISION FOR AUDIT)

Mục đích các hệ thống kiểm soát là đảm bảo trong khi hoạt động, tổ chức giữ đúng nhiều mục tiêu đã định. Nếu chỉ đáp ứng mục tiêu doanh số trên đầu người thì doanh nghiệp sẽ bị mất những tri thức quan trọng khác. Các cách làm tắt và phương pháp không đúng cách có thể làm suy giảm hệ thống cho đến khi nó không còn hiệu quả nữa.

Để hệ thống kiểm soát đáp ứng đúng mong muốn dành cho nó, thì hệ thống cần được kiểm toán định kỳ. Kiểm toán định kỳ giúp trả lời hai câu hỏi về hệ thống kiểm soát: Hệ thống kiểm soát vẫn đáp ứng được mục tiêu của nó? Hệ thống kiểm soát có được tuân theo hay không?

Những câu trả lời rất hữu ích đối với cấp quản lý. Tuy nhiên, đó không chỉ là mục đích duy nhất của kiểm toán. Mục đích sâu xa hơn là cung cấp câu trả lời trên cho những người không trực tiếp sản xuất, kinh doanh nhưng có nhu cầu phải biết về tổ chức – các cổ đông, khách hàng, nhà cung cấp… Nếu chất lượng là ưu tiên cao nhất thì trong số những người cần phải biết có cả các quản lý cấp cao nhất của tổ chức. Một trong những trách nhiệm của quản lý cấp cao là đảm bảo việc kiểm toán diễn ra định kỳ.

KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG: CÓ GÌ MỚI? (QUALITY CONTROL: WHAT IS NEW?)

Các thập kỷ gần đây xuất hiện xu hướng cải tiến hiệu quả của kiểm soát chất lượng bằng một số cách mới sau:

  • Lập kế hoạch để việc kiểm soát chất lượng có sự tham gia của lực lượng sản xuất trực tiếp (Tức là nội dung của khái niệm Tự thanh tra – ND).
  • Ứng dụng rộng rãi vòng lặp phản hồi, thiết lập trách nhiệm rõ ràng những ai là người quyết định trên vòng lặp.
  • Ủy quyền quyết định cho lực lượng làm việc trực tiếp qua tự kiểm soát và tự thanh tra.
  • Ứng dụng rộng rãi kiểm soát quy trình thống kê và đào tạo cho lực lượng sản xuất trực tiếp.
  • Lập quy trình cho hành động sửa chữa khi gặp sự kiện thay đổi đột biến.
  • Sổ tay của công ty về kiểm soát chất lượng, kiểm toán định kỳ để đảm bảo sự cập nhật.

TÓM TẮT (SUMMARY)

Quy trình kiểm soát chất lượng là một quy trình quản lý phổ biến để lèo lái các hoạt động sản xuất sao cho mọi việc được thực thi một cách bền vững – tránh sự thay đổi không mong muốn và duy trì tình trạng vốn có. Kiểm soát chất lượng được thực hiện bằng cách sử dụng vòng lặp phản hồi. Mỗi thuộc tính của sản phẩm hoặc quy trình trở thành một đối tượng kiểm soát – một điểm trung tâm mà mà xoay quanh nó vòng lặp phản hồi được xây dựng. Càng nhiều càng tốt, người thực hiện sự kiểm soát nên chính là lực lượng làm việc trực tiếp (work force) – các nhân viên văn phòng, công nhân, người bán hàng… Sơ đồ luồng công việc (flow diagram) được sử dụng rộng rãi trong khi lập kế hoạch kiểm soát chất lượng.

Câu hỏi “Ai chịu trách nhiệm về chất lượng?” vốn không thể có câu trả lời thuyết phục. Tuy nhiên, nếu câu hỏi này được đặt ra trong phạm vi những quyết định và hành động, thì đó là câu hỏi mở để thỏa thuận về các câu trả lời. Bản thiết kế kiểm soát quy trình cung cấp các công cụ cần thiết để hỗ trợ lực lượng sản xuất (operating forces) phân biệt giữa các thay đổi thực sự và các thay đổi do thiết bị báo sai. Điều quan trọng là cần thiết bị trọng tài để giúp phân biệt giữa các nguyên nhân đặc biệt và các nguyên nhân thông thường. Một công cụ thích hợp cho mục đích này là biểu đồ kiểm soát Shewhart. Tiêu chuẩn để tự kiểm soát là phải lập được quy trình hoạt động cho mọi chức năng, mọi cấp độ trong tổ chức. Trách nhiệm về kết quả công việc cần được phân chia một cách thích hợp với khả năng kiểm soát thực hiện công việc đó. Một cách lý tưởng, quyết định về việc liệu quy trình có phù hợp với mục tiêu chất lượng hay không phải được giao cho lực lượng làm việc trực tiếp (work force) trả lời. Không có vòng lặp phản hồi ngắn hơn.

Sử dụng tự thanh tra đòi hỏi đáp ứng một số tiêu chuẩn cơ bản: chất lượng là số 1; tin tưởng lẫn nhau, tự kiểm soát, đào tạo. Người phải ra quyết định về sự phù hợp của sản phẩm cần được cung cấp định nghĩa rõ ràng về trách nhiệm cũng như hướng dẫn cách ra quyết định. Thứ tự thích hợp trong quản lý đầu tiên là lập mục tiêu và sau đó là lập kế hoạch cách thức đạt được mục tiêu đó, bao gồm cả lựa chọn các công cụ thích hợp. Lập kế hoạch kiểm soát chất lượng cần chú ý đến việc cung cấp thông tin cho những người ra quyết định.

CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN QUẢN LÝ (TASKS FOR MANAGERS)

Cấp quản lý cần tránh can thiệp sâu vào việc ra quyết định về kiểm soát chất lượng. Họ chỉ cần ra quyết định trong một số vấn đề trọng yếu của kiểm soát chất lượng, họ cần đưa ra tiêu chuẩn phân biệt giữa những vấn đề trọng yếu với các vấn đề còn lại, sau đó thì giao quyền ra quyết định các vấn đề còn lại cho những người khác bằng quy trình ra quyết định.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

(Hết)

11/10/2009

Advertisements

5 phản hồi

Filed under Quản lý chất lượng

5 responses to “Quy trình kiểm soát chất lượng – Kỳ 6 và hết

  1. Cảm ơn anh rất nhiều về cuốn sách, em làm về ISO và đang lúng túng trong việc kiểm soát hệ thống.
    Cảm ơn anh đã chia sẻ kiến thức của mình!

  2. sata2009blog

    Xin chào Hương Thảo, chúc bạn làm tốt công việc của mình!

  3. Hương Nhu

    Cám ơn anh! Bài dịch của anh rất ý nghĩa.

  4. Anh Vân

    cảm ơn bài dịch của anh rất nhiều. cho em hỏi là sao ko thấy có kỳ 5 hả anh?

  5. sata2009blog

    Có phần 5 bạn ạ, bạn tìm phía trước ấy, có đầy đủ.

Trả lời

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Đăng xuất / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Đăng xuất / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Đăng xuất / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Đăng xuất / Thay đổi )

Connecting to %s